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Pro Mach, Inc. Avis de traitement des données pour les employés et les nouvelles recrues


Dernière mise à jour : 28 août 2023

Pro Mach, Inc., y compris nos filiales et sociétés affiliées (collectivement « ProMach »), s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Dans le cadre de la procédure d’inscription des employés et de votre emploi chez ProMach, il peut vous être demandé de fournir certains renseignements personnels vous concernant et concernant d’autres tiers, que ProMach devra conserver et traiter. Nous voulons que vous sachiez que nous respectons votre vie privée et accordons une grande importance au maintien de la sécurité des renseignements personnels que vous nous fournissez. Cet avis de traitement des données (« avis ») décrit comment ProMach recueille, divulgue et utilise vos renseignements personnels, vos responsabilités et obligations envers ProMach et d’autres, et les droits de confidentialité des données qui vous sont accordés en vertu de certaines lois, statuts et réglementations sur la protection des données (« Lois sur la protection des données »). Veuillez lire attentivement cet avis.

Cet avis ne fait pas partie d’un contrat de travail ou d’un autre accord de prestation de services, et rien dans cet avis ne doit être interprété comme (de quelque manière que ce soit) résilier, remplacer, saper ou autrement modifier le statut de l’emploi ou de la relation professionnelle entre vous et ProMach, en vertu de laquelle ProMach peut mettre fin à l’emploi ou à la relation professionnelle à tout moment, avec ou sans motif, et avec ou sans préavis. Cet avis n’impose aucune obligation indépendante à ProMach de procéder à toute transaction ou tout accord commercial, et ne crée aucun emploi ou relation professionnelle entre vous et ProMach. ProMach peut modifier ou mettre à jour cet avis de temps à autre et nous vous informerons, si nécessaire et approprié, de ces modifications et mises à jour.

Définitions : Aux fins du présent avis, les termes suivants sont définis comme suit :

Le terme « renseignements personnels » désigne toute information pouvant être utilisée pour distinguer ou tracer l’identité d’un individu, seule ou combinée à d’autres renseignements personnels ou d’identification, qui est liée ou pouvant être liée à une personne spécifique, et qui est soumise à, ou autrement protégé en vertu de toute loi sur la protection des données.

Le terme « renseignements personnels sensibles » désigne toute information personnelle qui (i) présente un risque de préjudice financier, de réputation ou autre pour un individu si elle est compromise, ou (ii) révèle la race ou l’origine ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’appartenance dans un syndicat, (iii) concernent le traitement de données génétiques, (iv) des données biométriques aux fins d’identifier de manière unique une personne physique, (v) des données concernant la santé physique, mentale ou émotionnelle d’un individu, (vi) des données concernant la vie sexuelle et l’orientation sexuelle d’un individu, et (vii) le casier judiciaire d’un individu. À des fins d’illustration uniquement, le terme renseignements personnels sensibles peut inclure, mais sans s’y limiter : un numéro d’identification national (par exemple, un numéro de sécurité sociale/d’assurance), un numéro de permis de conduire, un numéro de compte bancaire, un numéro de carte de crédit ou de débit, le numéro de passeport et la date de naissance (lorsqu’ils sont associés à d’autres données pouvant exposer une personne à un risque d’usurpation d’identité), ainsi que les noms d’utilisateur et les mots de passe des comptes en ligne.

Catégories/types de renseignements personnels : ProMach recueille des renseignements personnels pour satisfaire ses objectifs et intérêts commerciaux légitimes, ou comme cela peut autrement être requis ou autorisé par la loi. Les types et catégories de renseignements personnels que ProMach recueille et conserve dans le contexte de l’emploi sont définis à l’annexe A. Ces renseignements personnels peuvent concerner un employé de ProMach, ou la famille, les partenaires, les personnes à charge d’un employé ou d’autres personnes ayant une relation familiale ou autre avec l’employé. ProMach peut recueillir et traiter des renseignements personnels concernant des tiers liés ou autrement affiliés à ses employés (par exemple, coordonnées d’urgence, informations sur les bénéficiaires et références professionnelles).

Surveillance en ligne. Veuillez noter que ProMach utilise des témoins et d’autres technologies de suivi au sein de notre « intranet » interne et de nos sites web externes (chacun étant un « site ») pour surveiller et enregistrer toutes les activités et communications vers, depuis et sur le site afin de protéger, améliorer et analyser l’utilisation du site, et aux autres fins énumérées dans le présent avis. Pour éviter tout doute, vous reconnaissez, acceptez et consentez (dans la mesure où ce consentement est légalement autorisé) à la surveillance et à l’enregistrement de toutes ces activités et communications sur chaque site. Si vous accédez à un site web ProMach externe, vos renseignements personnels seront également recueillis et traités conformément à la politique de confidentialité publiée ou autrement liée à un tel site web.

Sources de collecte des renseignements personnels :

Le plus souvent, ProMach recueille des renseignements personnels directement auprès de l’employé concerné (par voie électronique, par écrit ou verbalement). Par exemple, ProMach exige des employés qu’ils remplissent des informations générales lorsqu’ils commencent à travailler ou qu’ils établissent une relation contractuelle avec ProMach. ProMach peut recevoir des renseignements personnels sur un employé (indirectement) de tiers au sein de ProMach, tels qu’un superviseur ou un collègue. ProMach peut également recevoir des renseignements personnels sur un employé de tiers qui fournissent des services à ProMach, tels que des entreprises qui fournissent des avantages sociaux, la paie, la formation en entreprise ou d’autres services. Par exemple, si un employé a été embauché par l’intermédiaire d’une entreprise de recrutement ou de dotation en personnel tierce, ProMach recevra des renseignements personnels sur son expérience et ses qualifications. De plus, les renseignements personnels sur l’utilisation d’Internet, du courrier électronique ou d’autres systèmes et applications ProMach par un employé sont automatiquement générés. Lorsque la loi le permet ou l’autorise autrement, nous recueillerons et conserverons des renseignements personnels sur les employés dans le cadre du processus de vérification des antécédents.

Objectifs du traitement des données : ProMach recueille et utilise des renseignements personnels sur ou liés à ses employés et aux tiers concernés pour un large éventail d’objectifs juridiques, commerciaux et de gestion des ressources humaines (« RH ») de routine. Voir l’annexe B pour des exemples de notre utilisation de vos renseignements personnels. ProMach peut avoir plusieurs raisons de traiter des renseignements personnels, et l’identification d’une telle raison n’exclut pas l’applicabilité d’une autre. ProMach peut, de temps à autre, fournir des informations supplémentaires concernant les moyens et les objectifs de collecte et d’utilisation des renseignements personnels.

Dans le cas où notre traitement des données se produirait pour des raisons autres que celles détaillées dans le présent avis, une notification supplémentaire de ce traitement sera fournie, si la loi sur la protection des données l’exige. ProMach n’entreprend aucune prise de décision concernant ses activités d’emploi uniquement par des moyens automatisés et sans aucune intervention humaine.

Divulgation des renseignements personnels : Lorsque cela est approprié pour soutenir la gestion et l’administration de ProMach, ou pour se conformer aux obligations légales ou réglementaires, ProMach peut divulguer, transférer ou partager des renseignements personnels avec des tiers autorisés, tels que toute société affiliée ou filiale de ProMach, ou un tiers -participants vendeurs et prestataires de services. Par exemple, dans le cadre de nos pratiques de partage de données, nous pouvons fournir des renseignements personnels aux autorités réglementaires et chargées de l’application de la loi, ou aux conseillers juridiques, auditeurs et autres conseillers professionnels externes de ProMach lorsque la loi l’exige ou pour faire avancer nos intérêts commerciaux. Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels à des prestataires de services tiers, comme la société de paie que nous utilisons pour faciliter les obligations de paiement, l’administrateur de notre régime de retraite collectif, les courtiers que nous utilisons pour obtenir une assurance à votre avantage, notre fournisseur de soins médicaux privé, notre fournisseur privé de soins dentaires, les fournisseurs de services de formation en ligne, les fournisseurs de formation externes, les services d’aide à la sélection et à la vérification de l’emploi et d’autres types de fournisseurs de services (par exemple, nos fournisseurs de stockage en nuage). ProMach peut également partager vos renseignements personnels avec des acquéreurs ou des investisseurs potentiels de ProMach, ou du domaine d’activité dans lequel vous travaillez. Nous pouvons partager vos renseignements personnels en cas de fusion, cession, restructuration, réorganisation, dissolution ou autre vente ou transfert de tout ou partie de la pratique ou des actifs de ProMach, que ce soit en tant qu’entreprise en activité ou dans le cadre d’une faillite, liquidation ou procédure similaire, dans laquelle les renseignements personnels détenus par ProMach, sous quelque forme ou format que ce soit, font partie des actifs transférés.

Conservation des données : Les renseignements personnels que vous fournissez à ProMach peuvent être stockés électroniquement et/ou sur papier. ProMach met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, proportionnelles à la nature, à la portée, au contexte, aux objectifs et aux risques du traitement, aux coûts associés et aux ressources de l’entreprise, au cours de ses activités de traitement des données, y compris des protections visant à atténuer le risque de traitement non autorisé ou illégal et de perte, de destruction ou de dommage accidentel. Ces mesures comprennent des protections par mot de passe pour les systèmes d’information en ligne, l’anonymisation des données dans certaines circonstances et un accès restreint aux renseignements personnels, par exemple lorsque les renseignements personnels sont traités par le service des ressources humaines de ProMach. Les employés de ProMach et les tiers autorisés qui ont accès à vos renseignements personnels sont liés par des obligations de confidentialité et sont tenus de traiter vos renseignements personnels conformément aux exigences légales applicables. ProMach ne conservera vos renseignements personnels que le temps nécessaire à l’exécution d’une fonction pour laquelle elles ont été collectées à l’origine, ce qui peut inclure la gestion et l’administration des relations pré-, actuelles et post-emploi.

Si on vous propose et acceptez un poste chez ProMach, nous conserverons les informations que vous avez fournies lors de la demande d’emploi et du processus de recrutement conformément à notre calendrier des dossiers des employés, auquel vous aurez accès dès votre entrée en fonction. Si vous ne recevez pas ou n’acceptez pas d’offre d’emploi, ProMach conservera vos renseignements personnels conformément à notre processus interne de gestion de la rétention, qui est conçu pour garantir que les dossiers qui ne sont plus nécessaires à des fins légales, réglementaires, administratives ou commerciales peuvent être éliminés. de manière opportune.

Transferts internationaux de données : ProMach est une société mondiale et située dans des juridictions à travers le monde. Les renseignements personnels que ProMach collecte, utilise et conserve seront stockés aux États-Unis et peuvent être stockés dans d’autres pays dans lesquels nous, ou nos fournisseurs de services, avons des emplacements. Veuillez noter que vos renseignements personnels peuvent être conservés dans un pays qui n’offre pas le même niveau de protection que les lois de votre pays de résidence ou de localisation. Les mesures que nous utilisons pour protéger les renseignements personnels sont soumises aux exigences légales des juridictions auxquelles nous transférons les renseignements personnels, y compris les exigences légales de divulguer des informations aux forces de l’ordre et aux agences gouvernementales de ces pays. De plus, ProMach ne participe pas au cadre de protection des données entre les États-Unis et l’Union européenne (« DPF »). Dans la mesure où nous transférons vos renseignements personnels en dehors de la juridiction dans laquelle vous résidez, nous le ferons en utilisant des garanties appropriées et appropriées conformément aux lois applicables sur la protection des données. Si vous souhaitez accéder à des informations écrites sur nos politiques et pratiques concernant les fournisseurs de services en dehors de votre pays de résidence, ou si vous avez des questions sur la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le stockage des renseignements personnels par des prestataires de services en dehors de votre pays de résidence, veuillez nous contacter conformément à la section Coordonnées ci-dessous.

Vos droits et responsabilités en matière de données : Selon la juridiction dans laquelle vous résidez ou l’endroit où ProMach mène ses activités de traitement de données, vous pouvez bénéficier de droits ou privilèges supplémentaires en vertu des lois applicables sur la protection des données. L’annexe 1 énonce ces droits ou privilèges supplémentaires en matière de protection des données.

Dans la mesure où vous fournissez à ProMach des renseignements personnels, y compris des renseignements personnels sur un tiers, vous devez (i) vous assurer en permanence de l’exactitude, de la fiabilité et de la pertinence de ces renseignements personnels, (ii) ne recueillir et ne fournir à ProMach ces renseignements personnels qu’en conformité avec toutes les lois sur la protection des données applicables, y compris, le cas échéant, (iii) informer les tiers dont vous fournissez les renseignements personnels à ProMach, ou que le tiers fournit directement à ProMach pour faciliter ou entreprendre une fonction personnelle, non commerciale, liée à vous, que ProMach recueillera et conservera ces renseignements personnels conformément à la politique de confidentialité de notre site web, qui peut être modifiée de temps à autre. Sans limiter la portée de ce qui précède, vous devez, sans délai, aviser ProMach (de préférence par écrit) de toute modification devant être apportée à vos renseignements personnels afin d’en assurer l’exactitude, la fiabilité et la pertinence. Si vous choisissez de ne pas nous fournir les renseignements personnels mentionnés dans le présent document, ProMach pourrait ne pas être en mesure de satisfaire à ses propres obligations contractuelles ou légales et, dans ce cas, la poursuite de l’emploi chez ProMach pourrait ne pas être autorisée. Vous reconnaissez et acceptez que ProMach ne sera pas tenu responsable de toute conséquence résultant directement de ces circonstances. Pour des informations générales sur les pratiques de confidentialité des consommateurs de ProMach, veuillez visiter https://www.promachbuilt.com/privacy/.

Protection des données : ProMach a mis en place des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles appropriées conçues pour sécuriser vos renseignements personnelscontre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la modification ou la divulgation non autorisés. Tous les employés qui ont accès aux renseignements personnels doivent recueillir et utiliser ces données conformément à toutes les lois applicables sur la protection des données et aux politiques et procédures ProMach, y compris le présent avis. Tout employé ayant accès à des renseignements personnels sensibles doit, à tout moment, (i) protéger sa confidentialité, son intégrité et sa disponibilité, (ii) protéger ceux-ci de tout accès, utilisation ou divulgation illicite ou non autorisé, et (iii) en limiter l’accès et l’utilisation au minimum nécessaire et requis pour exercer une fonction commerciale ou juridique autorisée. Sans limiter ce qui précède, il est interdit à tous les employés de ProMach qui collectent, utilisent ou accèdent aux renseignements personnels sensibles de faire ce qui suit : afficher ou publier publiquement les renseignements personnels sensibles ; exiger d’un individu qu’il transmette les renseignements personnels sensibles sur Internet sans connexion sécurisée ni cryptage ; et vendre ou utiliser les renseignements personnels sensibles à des fins non liées aux opérations commerciales de ProMach. Tout employé qui soupçonne raisonnablement une violation de ce qui précède doit en aviser immédiatement son superviseur.

Déclaration de confidentialité du site web : Pour plus d’informations sur les pratiques de confidentialité de ProMach concernant les clients, les consommateurs et les contacts interentreprises, veuillez consulter https://www.promachbuilt.com/disclaimer-privacy-policy/.

Coordonnées : Si vous avez des questions, des préoccupations ou des commentaires concernant la manière dont ProMach traite vos renseignements personnels, y compris si vous souhaitez exercer les droits et privilèges décrits dans les présentes, veuillez envoyer un courriel à notre champion de la confidentialité des données à Privacy@ProMachBuilt.com. Vous pouvez également nous écrire à l’adresse suivante :

Pro Mach, Inc.
À l’intention de : Champion de la confidentialité des données

50, boulevard East Rivercenter, bureau 1800
Covington, KY 41011 États-Unis


Annexe A

Les renseignements personnels que ProMach recueille et conserve

Catégories générales de renseignements personnels

Description

Identifiants personnels et données de contact

Données de base utilisées pour identifier ou contacter une personne (par exemple, nom, titre, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse physique et date de naissance).

Identifiants gouvernementaux sensibles

Les informations utilisées pour valider votre identité, comme un numéro de sécurité sociale, un numéro de permis de conduire, une carte d’identité nationale et un numéro de passeport.

Données du dossier du personnel

Données décrivant les fonctions, les responsabilités et les détails liés à l’emploi actuel d’un individu (par exemple, poste actuel, titre, plan salarial, échelon ou niveau de rémunération, emplacement de l’unité/département, superviseur et subordonnés, numéro d’identification attribué par les RH, contrat de travail ou autre arrangement contractuel en place, antécédents de travail avec ProMach, dates de début et de fin, durée de service, promotions, comportement lié à la conformité, casiers judiciaires, violations des politiques et procédures de ProMach, questions disciplinaires, soumissions à la téléassistance, plaintes ou réclamations internes, enquêtes, résultats et étapes et actions de remédiation).

Données sur la paie et les avantages sociaux

Les informations dont ProMach a besoin pour traiter la paie, la santé, le bien-être et d’autres avantages (par exemple, les salaires et traitements, les coordonnées bancaires, les primes, les avantages, y compris pour les personnes à charge, les incitations en actions, les heures supplémentaires, les révisions de salaire, les relevés de temps de travail, les détails fiscaux et de sécurité sociale, y compris gestion des retraites).

Données administratives

Données relatives à l’administration des fonctions RH et administratives de ProMach (par exemple, comptes de messagerie et d’utilisateur, droits d’utilisateur, outils informatiques et de collaboration, informations du service d’assistance, détails organisationnels, y compris les présences, dépôts de documents et portails, codes de facturation, courrier électronique, téléphone, informations sur l’utilisation d’Internet et des ressources, fichiers journaux, adresses IP, données de trafic et contenu des communications, photographies et images visuelles, voyages d’affaires et dépenses).

Données sur l’immigration et l’admissibilité au travail

Données et documents requis en vertu des lois sur l’immigration (par exemple, citoyenneté, données de passeport, données de visa, détails du permis de résidence ou de travail, données I-9).

Données de santé

Informations sur votre santé, y compris toute condition médicale, données relatives à la santé et à la maladie (par exemple, demandes de congé de maladie) et capacité à exercer des fonctions et activités liées au travail.

Expérience professionnelle

Données incluses dans un CV personnel (par exemple, curriculum vitae, ancien emploi et employeur, récompenses et reconnaissances, compétences linguistiques, affiliations et associations, références, publications, travail bénévole, objectifs de carrière et compétences professionnelles).

Données sur l’éducation

Informations relatives à l’éducation d’un individu (par exemple, niveau d’études terminé, écoles et universités fréquentées, diplômes et certifications obtenus, dates d’obtention du diplôme ou d’achèvement, notes et moyenne pondérée cumulative, relevés de notes, registres de présence, cours suivis, sanctions ou autre dossier disciplinaire, récompenses et honneurs).

Communications vidéo, audio et images

Informations sur les événements de vidéoconférence (par exemple, enregistrements vocaux ou vidéo, au cours d’événements de formation, de réunions, de conférences et d’autres événements que ProMach peut organiser), enregistrements téléphoniques et vocaux similaires, et photos des employés pour les cartes d’identité, les profils système et fins similaires.

Développement de carrière et données sur le rendement

Données relatives aux performances et aux objectifs d’un individu avec ProMach (par exemple, évaluations des performances, objectifs et développement de carrière, planification d’action, plans de carrière, degré de performance, enregistrements d’évaluation et d’évaluation, données de formation).

Commentaires

Vos commentaires sur l’environnement de travail, les produits, les biens et/ou les services de ProMach, qui comprennent des données recueillies à partir de questionnaires que vous remplissez volontairement.

Données de correspondance

Dossiers et copies de la correspondance d’un individu avec ProMach.

Données techniques et contenu des communications

Informations sur les communications électroniques, telles que l’utilisation des courriels, des ordinateurs, d’Internet, du téléphone et des appareils mobiles ; adresse IP ; informations de connexion ; et d’autres données décrivant l’utilisation par un individu des ressources ProMach et du contenu associé à cette utilisation (par exemple, l’utilisation et le contenu conservés ou transmis sur l’ordinateur portable, l’ordinateur de bureau, le téléphone portable, le compte de messagerie ou les systèmes de télécommunications d’un ProMach).

Géolocalisation ; glissements de carte

Données sur votre emplacement enregistrées par l’informatique, les technologies de l’information et les systèmes, réseaux et appareils d’accès par carte électronique. Nous enregistrons et conservons également les informations relatives à l’endroit et au moment où vous « passez » votre carte d’employé en relation avec un point d’entrée ou de sortie ProMach, ou pour accéder à l’équipement, aux actifs ou aux ressources ProMach.

Actionnariat

Le cas échéant, nous recueillons des détails sur les actions, les mandats d’administrateur, les récompenses ou toute autre action ou droit sur actions que vous pourriez avoir dans ProMach (qu’ils soient attribués, annulés, achetés, exercés, acquis, non acquis ou en circulation).

Caractéristiques des classifications protégées en vertu de la loi d’État ou fédérale

ProMach recueille des informations considérées comme protégées par la loi fédérale ou étatique, comme l’âge, l’origine nationale, la citoyenneté, l’état matrimonial, les informations relatives aux conditions médicales (y compris les informations sur le handicap physique ou mental) le cas échéant, le sexe, la grossesse ou l’accouchement et les conditions médicales connexes, statut d’ancien combattant ou de militaire, etc.

Informations sur l’égalité et la diversité.

Informations sur votre race, votre origine ethnique, votre orientation sexuelle et votre statut d’ancien combattant et d’invalidité.

Inférences

ProMach peut, dans des circonstances limitées, tirer des conclusions à partir des renseignements personnels (non sensibles) identifiés dans la présente annexe A (par exemple, le niveau de performance d’un employé spécifique pendant une période spécifique) pour mieux évaluer les performances des employés et à d’autres fins commerciales similaires.


Annexe B

Exemples d’utilisation de vos renseignements personnels

Prendre une décision concernant votre recrutement ou votre nomination et vérifier que vous êtes légalement autorisé à travailler dans la juridiction applicable.

Déterminer les conditions dans lesquelles vous travaillez pour nous et gérer le contrat de travail ou le contrat que nous avons conclu avec vous, ce qui implique de vous payer et, si vous êtes salarié, de déduire les impôts et les cotisations de sécurité sociale, de vous fournir des avantages tels qu’une couverture médicale privée, une couverture dentaire, des bons de garde d’enfants, et d’assurer la liaison avec les fournisseurs d’avantages sociaux et de pensions, le cas échéant.

Traiter les litiges juridiques et les accidents du travail qui vous impliquent, et rassembler des preuves en vue d’éventuelles auditions de griefs ou disciplinaires.

Prendre des décisions concernant la poursuite de votre emploi ou de votre engagement auprès de ProMach, et faciliter les accords de cessation d’emploi.

Gérer l’évolution de carrière et les performances des employés (par ex, évaluation des performances, gestion des performances et détermination des exigences en matière de performances), évaluation des qualifications pour un poste ou une tâche particulière, y compris la rémunération et les avantages sociaux ; analyse comparative, gestion de la paie et des avantages sociaux (y compris les primes d’intéressement à long terme et l’administration des bonus) ; obtention d’un retour d’information sur la satisfaction de la direction et des employés ; gestion des absences (par exemple, maladie, congé parental et autres politiques relatives à la famille et au travail flexible) ; supervision de la santé et de la sécurité ainsi que des déplacements et des dépenses ; établissement de rapports sur les effectifs généraux ; planification des interventions d’urgence et de la reprise après sinistre ; garantie du respect du code de conduite de ProMach.

Exécuter les activités quotidiennes de ProMach, permettre aux employés de travailler ensemble et de collaborer, fournir des services aux clients et assurer la continuité des activités.

Respecter les obligations en matière de santé et de sécurité, notamment en prenant les mesures suivantes : contribuer au maintien de la santé et de la sécurité des employés de ProMach et des autres membres du personnel ; mettre en œuvre et maintenir des programmes de gestion des urgences et/ou de l’exposition aux substances dangereuses ; évaluer la capacité de travail d’un individu ; réintégrer les individus dans le monde du travail (y compris vérifier et contrôler l’aptitude au travail) ; fournir un soutien et des soins aux individus ayant droit à des prestations en cas de maladie ou d’incapacité de travail (partielle ou totale) ; détecter et réagir à un incident ; gérer le dossier médical des employés ; fournir aux employés des prestations sociales qui dépendent de l’état de santé d’un individu (p. ex., congé parental, congé de maladie) ; la tenue d’une documentation appropriée sur les accidents et les soins de santé de première urgence en cas d’incident ; et la réponse aux pandémies, épidémies et autres urgences sanitaires.

Veiller au respect des obligations légales ou fiscales et des politiques de ProMach (par exemple, la lutte contre le blanchiment d’argent, les pots-de-vin, la fraude et la corruption), ce qui inclut la réalisation d’audits, d’enquêtes et de vérifications des antécédents des employés.

À des fins de sécurité (telles que la détection des incidents de sécurité, la protection contre les activités non autorisées, malveillantes, trompeuses, frauduleuses ou illégales, et la poursuite des personnes responsables de ces activités) et pour assurer la sécurité du réseau et de l’information, y compris la prévention de l’accès non autorisé à nos systèmes de communication et la prévention de la distribution de logiciels malveillants. ProMach surveille son environnement de sécurité de l’information, y compris les communications électroniques qui y sont transmises ou stockées, et les employés ne doivent pas s’attendre à ce que les communications transmises ou stockées sur les technologies de l’information, les réseaux ou les actifs de ProMach soient confidentielles.

Pour afficher les coordonnées professionnelles des employés (par exemple, noms ou photographies) sur le site web de ProMach ou sur d’autres sites web de médias sociaux et dans d’autres moyens de communication, tels que des communiqués de presse, des bulletins d’information ou des supports marketing.

Afin de mener des études d’analyse de données pour examiner et mieux comprendre les taux de rétention et d’attrition des employés, l’identification des compétences clés, l’examen des indicateurs de performance, l’identification des brevets ou des avancées déposés par les employés, comprendre l’impact et l’utilisation des codes de facturation des projets, et établir des profils génériques liés aux employés à utiliser à des fins d’analyse et de développement commercial de ProMach, y compris, mais sans s’y limiter, l’examen des tendances, l’identification des compétences pour certains postes/rôles, et l’établissement et la compréhension des critères d’évaluation des performances.

Effectuer un suivi et des rapports sur la diversité et l’égalité des chances, permettant ainsi à ProMach d’aider les employés à exprimer leur diversité individuelle, en veillant à ce que notre main-d’œuvre soit positionnée pour répondre aux divers besoins de nos consommateurs, en veillant à ce que les systèmes et pratiques de gestion des talents soutiennent le plein développement et l’avancement de tous les employés et la génération de rapports et d’analyses de niveau agrégé pour ProMach afin que nous ayons une meilleure compréhension de notre diversité à l’appui de cultures inclusives.


ANNEXE 1

LOIS SUR LA PROTECTION DES DONNÉES SPÉCIFIQUES À LA JURIDICTION

Si vos renseignements personnels sont soumis à l’une des lois suivantes sur la protection des données ou bénéficient d’une protection en vertu de celles-ci, vous avez le droit de recevoir un avis de ce qui suit :

Canada (y compris le Québec)

ProMach recueillera, conservera, utilisera et traitera les renseignements personnels conformément au présent avis et aux obligations de ProMach en vertu des lois sur la protection des données applicables au Canada, y compris la Loi visant à moderniser les dispositions législatives concernant la protection des renseignements personnels (collectivement, la « Loi canadienne sur la protection des données »). Conformément à la loi canadienne sur la protection des données, vous disposez des droits et privilèges suivants

  • Droits d’accès. Vous pouvez demander à ProMach une copie des renseignements personnels que nous conservons sur vous.
  • Droits de rectification/correction. Vous pouvez demander à ProMach de modifier des données incorrectes ou incomplètes, ou de les modifier vous-même si vous y avez accès.
  • Retirer le consentement. Lorsque vous avez fourni à ProMach votre consentement pour une activité de traitement de données, vous pouvez informer ProMach de votre intention de retirer votre consentement et nous vous informerons de toute conséquence du retrait de votre consentement au moment de votre demande.
  • Droits de suppression. Vous pouvez nous demander de supprimer ou d’arrêter le traitement de vos données, par exemple lorsque les données ne sont plus nécessaires aux fins du traitement.

ProMach est une société internationale implantée dans plusieurs juridictions à travers le monde. Les renseignements personnels que ProMach recueille, utilise et conserve seront stockés aux États-Unis et peuvent être stockés dans d’autres pays à l’extérieur du Québec ou du Canada où nous, ou nos fournisseurs de services, sommes implantés. Veuillez noter que vos renseignements personnels peuvent être conservés dans un pays qui n’offre pas le même niveau de protection que les lois canadiennes sur la protection des données. Les mesures que nous utilisons pour protéger les renseignements personnels sont soumises aux exigences légales des juridictions auxquelles nous transférons les renseignements personnels, y compris les exigences légales de divulguer des informations aux forces de l’ordre et aux agences gouvernementales de ces pays. Dans la mesure où nous transférons vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada, nous le ferons en utilisant des garanties appropriées et appropriées conformément aux lois applicables sur la protection des données. Si vous souhaitez accéder à des informations écrites sur nos politiques et pratiques concernant les fournisseurs de services à l’extérieur du Québec ou du Canada, ou si vous avez des questions sur la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le stockage de renseignements personnels par des fournisseurs de services à l’extérieur de votre pays de résidence, veuillez nous contacter conformément à la section Coordonnées ci-dessus.

Surveillance. ProMach procède à une « surveillance électronique » des appareils des employés et de leur utilisation des systèmes, réseaux et autres appareils de ProMach, et le présent avis, ainsi que d’autres politiques applicables de ProMach, servent de notification à cet égard. Le terme « surveillance électronique » désigne la « collecte d’informations sur les locaux d’un employeur concernant les activités ou les communications des employés par tout moyen autre que l’observation directe, y compris l’utilisation d’un ordinateur, téléphone, fil, radio, appareil photo, électromagnétique, photoélectronique ou photo -systèmes optiques.

Union européenne (UE), Suisse et Royaume-Uni (R.-U.)

Si vous résidez dans l’UE, en Suisse ou au Royaume-Uni, vous disposez des droits suivants en matière de protection des données :

  • Droit de savoir. Le droit de savoir quels renseignements personnels ProMach recueille et traite à votre sujet, y compris les types et catégories de renseignements personnels que nous recueillons et traitons, les sources de ces renseignements personnels, nos critères de conservation, avec qui nous partageons vos renseignements personnels, les transferts de données transfrontaliers et comment déposer des plaintes et des demandes de renseignements. Ces informations sont énoncées dans la présente politique de confidentialité.
  • Prise de décision automatisée. ProMach ne s’engage dans aucune activité qui soumet nos clients, les utilisateurs du site, les participants aux sondages ou d’autres à une décision basée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques, ou des résultats significatifs similaires, les affectant.
  • Droits d’accès. Vous pouvez nous demander si nous traitons l’un de vos renseignements personnels et, le cas échéant, si nous recevons l’accès à ces renseignements personnels. En donnant suite à une demande d’accès, nous vous fournirons également des informations complémentaires, comme les finalités du traitement, les catégories de renseignements personnels concernés ainsi que toute autre information nécessaire pour que vous exerciez l’essentiel de ce droit.
  • Rectification. Vous avez le droit de faire corriger/rectifier vos renseignements personnels en cas d’inexactitude ou d’incomplétude. Sur demande, nous corrigerons les renseignements personnels inexacts vous concernant et, en tenant compte des finalités du traitement, mettrons à jour tout renseignement personnel incomplet, ce qui peut inclure la fourniture d’une déclaration supplémentaire.
  • Effacement. Vous avez le droit de faire effacer vos renseignements personnels, ce qui signifie la suppression de vos renseignements personnels par nous et, si possible, par tout autre responsable du traitement à qui vos données ont été précédemment divulguées. Cependant, votre droit à l’effacement est soumis à des limites légales et à des conditions préalables (par exemple, lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires au regard des finalités initiales pour lesquelles elles ont été traitées, vos renseignements personnels ont été traités illégalement).
  • Limitation du traitement. Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos renseignements personnels, ce qui signifie que nous suspendons le traitement de vos renseignements personnels pendant un certain temps. Les circonstances pouvant donner lieu à ce droit incluent les situations où l’exactitude de vos renseignements personnels est contestée, mais nous avons besoin de temps pour vérifier l’inexactitude (le cas échéant) de vos renseignements personnels.
  • Portabilité des données. Vous avez le droit de nous demander de vous fournir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de faire transmettre ces données directement à un autre contrôleur, lorsque cela est techniquement possible.
  • Droit d’opposition. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels, ce qui signifie que vous pouvez nous demander de ne plus traiter vos renseignements personnels. Cela s’applique uniquement dans le cas où le motif « intérêts légitimes » (y compris le profilage) constitue la base juridique du traitement (voir ci-dessous « Base juridique du traitement »). Cependant, à tout moment (et gratuitement), vous pouvez vous opposer au traitement de vos renseignements personnels à des fins de marketing direct.
  • Retrait du consentement. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment si nous nous appuyons uniquement sur votre consentement pour le traitement de vos renseignements personnels. Cependant, cela n’aura pas d’incidence sur notre base juridique pour traiter ces renseignements personnels avant le retrait de votre consentement.

Pour exercer l’un de ces droits de confidentialité des données, veuillez remplir notre formulaire web de confidentialité ou nous contacter, ou demander à votre agent désigné de nous contacter, conformément à la section « Contactez-nous » indiquée ci-dessous. Dans la mesure permise par la loi, nous devrons vérifier votre identité (ou l’identité de votre agent) et garantir l’authenticité de votre demande.

Base juridique du traitement.

Nous traitons vos renseignements personnels conformément aux bases légales prévues par la loi. Par exemple, notre traitement des renseignements personnels (tel que décrit dans les présentes) est justifié sur la base des motifs juridiques suivants :

  • Intérêts légitimes. Le traitement est nécessaire pour nos intérêts légitimes tels qu’énoncés dans les présentes (par exemple, la surveillance de votre utilisation de la technologie ProMach et votre respect des conditions qui la régissent, le respect des lois étrangères).
  • Engagement contractuel. Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (par exemple, votre contrat de travail).
  • Conformité légale. Le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale ou statutaire (par exemple, les déclarations fiscales).

Plaintes. Si vous avez des inquiétudes concernant notre traitement des données, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de protection des données.

  • Pour contacter les autorités chargées de la protection des données dans l’UE, veuillez consulter le site suivant : https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en.
  • Pour contacter l’autorité de protection des données en Suisse, veuillez vous adresser au préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home.html).
  • Pour contacter l’autorité de protection des données au Royaume-Uni, veuillez vous adresser à l’Information Commissioner’s Office (www.ico.org.uk). Nous apprécierions toutefois la possibilité de traiter vos préoccupations avant que vous n’approchiez une autorité de protection des données avec une plainte, et vous invitons à nous contacter en premier lieu.

LES États-Unis

Sans limiter les dispositions du présent Avis sur la protection des renseignements personnels des employés, y compris la présente annexe C, le présent Avis sur la protection des renseignements personnels, seul ou conjointement avec d’autres politiques et procédures de ProMach, satisfait à l’obligation légale de ProMach de rédiger et/ou de fournir un avis concernant la manière dont ProMach recueille, utilise, sauvegarde, élimine ou traite autrement les numéros de sécurité sociale ou des données similaires protégées par la législation des États américains, y compris Conn. Gen. Stat. Ann. § 42-471 ; 201 Mass. Code Regs. §§ 17.01 – 17.04 ; Mich. CL § 445.84 ; New Mex. SA 1978, §§ 57-12b-1 – 57-12b-4 ; N.Y. Gen. Bus. Law § 399-ddd ; et Tex. Bus. & Com. Code Ann. § 501.0.52.

Californie

Conformément au California Consumer Privacy Act de 2018, comme modifié par le California Privacy Rights Act de 2020 (« CCPA »), les résidents de Californie ont droit à certains droits en matière de confidentialité des données :

  • Droit de savoir (éléments spécifiques des renseignements personnels). Vous avez le droit de connaître les éléments spécifiques de vos renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet.
  • Droit de savoir (catégories de renseignements personnels). Vous avez le droit de savoir (i) les catégories de renseignements personnels que nous avons recueillis auprès de vous ; (ii) les catégories de sources à partir desquelles les renseignements personnels sont collectés ; (iii) les catégories de vos renseignements personnels que nous avons vendues ou divulguées à des fins commerciales ; (iv) les catégories de tiers auxquels vos renseignements personnels ont été vendus ou divulgués à des fins commerciales ; et (v) l’objectif commercial ou commercial de la collecte ou de la vente de vos renseignements personnels.
  • Droit de suppression. Vous avez le droit de nous demander de supprimer les renseignements personnels que nous avons recueillis et conservés.
  • Droit de corriger. Vous avez le droit de nous demander de corriger les renseignements personnels inexacts que nous avons recueillis et conservés.
  • Non-discrimination : Le droit de ne pas faire l’objet de discrimination pour faire valoir vos droits en vertu du CCPA.

Droits de désinscription : Ne pas vendre/partager des renseignements personnels. Les résidents de Californie ont le droit de demander que les organisations cessent de « vendre » ou de « partager » leurs informations personnelles avec des tiers à des fins lucratives, monétaires ou de valeur, et dans des circonstances similaires. Toutefois, sauf indication contraire dans les avis de confidentialité figurant sur nos sites web externes accessibles au grand public, ProMach ne « vend » ni ne « partage » les renseignements personnels concernant ses employés ou concernant toute personne âgée de moins de seize (16) ans à des tiers et, par conséquent, nous ne donnons pas aux individus la possibilité de se désinscrire de ces activités.

Limiter l’utilisation des renseignements personnels sensibles. Les résidents de Californie ont le droit de demander aux organisations de limiter l’utilisation de leurs renseignements personnels sensibles dans certaines circonstances. Cependant, ProMach n’utilise pas et ne divulgue pas de renseignements personnels sensibles concernant ses employés pour des raisons autres que celles énoncées dans le CCPA, et par conséquent, nous ne donnons pas aux individus la possibilité de limiter la façon dont nous utilisons ou divulguons ces renseignements personnels sensibles.

Soumettre une demande de confidentialité. Pour soumettre une demande de confidentialité CCPA, veuillez (i) contacter votre superviseur ou (ii) vous pouvez nous écrire conformément à la section « Coordonnées » indiquée ci-dessus dans l’Avis. Si vous préférez, vous pouvez désigner un agent autorisé pour soumettre une demande de confidentialité CCPA en votre nom. Un agent autorisé doit être enregistré auprès du secrétaire d’État de Californie pour exercer ses activités en Californie.

Processus de vérification des demandes de confidentialité. Si vous (ou votre agent autorisé) faites une demande liée à vos renseignements personnels en vertu du CCPA, ProMach vérifiera votre identité (et l’identité de l’agent autorisé, dans la mesure applicable) au degré de certitude requis ou autorisé par la loi. avant d’adresser votre demande. En particulier, dans la mesure requise ou autorisée par la loi, Promach vous demandera (ou à votre agent autorisé) de vérifier votre demande par courriel, de fournir certaines informations de contact ou identifiants gouvernementaux, et nous ferons correspondre au moins deux éléments de ces données personnelles avec les données que nous avons précédemment recueillies auprès de vous avant de vous accorder l’accès, d’effacer ou de corriger des éléments ou catégories spécifiques de renseignements personnels, ou de répondre autrement à votre demande. Nous pouvons exiger une documentation écrite démontrant qu’un tiers est autorisé à vous servir d’agent aux fins de soumettre les demandes énoncées dans les présentes, à moins que vous n’ayez fourni à l’agent autorisé une procuration conformément au California Probate Code §§ 4121 à 4130. Aucun des droits du CCPA n’est absolu et ces droits sont soumis à des exceptions et exemptions légales et réglementaires. Pour plus d’informations sur le CCPA, veuillez consulter https://oag.ca.gov/privacy/ccpa.

Connecticut. Aux fins de CT ST § 31-48d, ProMach s’engage dans la « surveillance électronique », et cet avis de confidentialité des données des employés, ainsi que d’autres politiques ProMach applicables, sert d’avis de la même chose. Le terme « surveillance électronique » désigne la « collecte d’informations sur les locaux d’un employeur concernant les activités ou les communications des employés par tout moyen autre que l’observation directe, y compris l’utilisation d’un ordinateur, téléphone, fil, radio, appareil photo, électromagnétique, photoélectronique ou photo -les systèmes optiques, mais n’incluant pas la collecte d’informations à des fins de sécurité dans les parties communes des locaux de l’employeur qui sont réservées à l’usage du public, ou qui sont interdites par la loi de l’État ou fédérale. »

Delaware. Aux fins de DE ST TI 19 § 705, ProMach surveille ou intercepte autrement les conversations ou transmissions téléphoniques, le courrier électronique ou les transmissions, ou l’accès ou l’utilisation d’Internet de ses employés et de toute partie accédant aux actifs, réseaux, systèmes, environnement, environnement, et ressources, et l’utilisation de celles-ci constitue un consentement à ce qui précède.

New York. Aux fins du NY CIV RTS § 52-c, les employés de ProMach sont informés par la présente que toutes les conversations ou transmissions téléphoniques, le courriel ou les transmissions électroniques, ou l’accès ou l’utilisation d’Internet par un employé, par tout dispositif ou système électronique, y compris, mais sans s’y limiter, l’utilisation d’un ordinateur, d’un téléphone, d’un fil, de systèmes radio ou électromagnétiques, photoélectroniques ou photo-optiques, qui sont détenus, loués ou exploités par ProMach, peuvent faire l’objet d’une interception et d’une surveillance à tout moment et par tous les moyens légaux.